Registrering af arbejdstid

Baggrund, formål og krav

Folketinget har vedtaget en ny lovgivning for at leve op til regler i EU, som har til formål at sikre ansattes sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen og sikre, at ansatte ikke arbejder for meget* og overholder den daglige hviletid**, samt har et ugentligt fridøgn***.

Helt konkret medfører den nye lovgivning, at der fra den 1. juli 2024 skal foretages en registrering af arbejdstageres (ansattes) arbejdstid, og at det er arbejdsgivers ansvar at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af de ansattes arbejdstid. Det er ligeledes arbejdsgivers ansvar at opbevare registreringerne i fem år (+ fire måneder), ligesom det er en ledelsesmæssig opgave at reagere, hvis en ansats arbejdstidsregistrering afviger væsentligt fra det aftalte eller forventede.

Et system til registrering af arbejdstid skal være objektivt og dermed bygge på fakta og den faktiske arbejdstid, og det skal være pålideligt, hvilket betyder, at der ikke må være forskel på den registrerede og den faktiske arbejdstid. Der er metodefrihed og dermed ikke de store krav til, hvordan det gøres. Systemet kan være digitalt såvel som analogt, og der er ikke krav om, at alle ansatte anvender samme system. En håndskrevet Post-It med en tidsregistrering kan således også være OK.

Systemet skal også være tilgængeligt, så arbejdsgiver skal sørge for, at lønmodtageren kan tilgå egne oplysninger. Det er dog jf. metodefriheden ikke et krav, at det sker i et IT-system, men arbejdsgiver skal blot kunne give en ansat en kopi af dennes tidsregistrering, hvis den efterspørges.

* Den gennemsnitlige arbejdstid må i løbet af en syv-dages periode, beregnet over en periode på fire måneder, ikke overstige 48 timer (48 timers reglen).

** Ansatte skal have en hvileperiode på 11 sammenhængende timer inden for et døgn. OBS: Mindre end 11 timers hvile i døgnet kan være OK, hvis den ansatte arbejder delvist hjemmefra og selv tilrettelægger arbejdstiden. Desuden kan der i en række tilfælde ses bort fra 11 timers reglen.

*** Ansatte har krav på et ugentligt fridøgn, som dog kan udsættes.

Hvad er arbejdstid for en underviser?

Arbejdstid for en underviser indeholder blandt andet følgende opgaver:

• Forberedelse, gennemførsel og efterbehandling af undervisning, herunder rigge til og rydde væk.
• Møder og planlægning (individuelt eller fælles) samt andre pædagogisk eller administrative opgaver i tilknytning til undervisningen som for eksempel forløbsbeskrivelse, fremmødelister med videre.
• Pauser i forbindelse med undervisningen er også arbejdstid, hvis underviseren er til rådighed for aftenskolens leder eller kursister.

Transport til og fra undervisning er ikke arbejdstid.

Hvordan tidsregistrerer en underviser?

Se eventuelt skemaer til registrering af arbejdstid for undervisere, som kan findes nederst på denne side.

I skemaerne til registrering af arbejdstid for undervisere angives antallet af lektioner (undervisningstimer af 45 minutter) den pågældende dag i kolonne D. Forberedelse og efterbehandling af undervisning, pauser og møder med videre angives med antallet af minutter anvendt på opgaverne den pågældende dag i kolonne F. Skemaet har foreslår 51 minutter til forberedelse og efterbehandling med videre på samme dag, som undervisningen gennemføres. Hvis opgaverne løses en anden dag, eller hvis angivelsen af de 51 minutter ikke er retvisende, skal skemaet rettes, og arbejdstiden korrigeres og registreres korrekt.

Konkret og væsentligt

• Lovgivningen stiller krav om registrering af den enkelte medarbejders samlede daglige arbejdstid, men der er ikke krav om komme-/gåtidspunkt eller start-/sluttidspunkt – det er valgfrit.
• Den registrerede arbejdstid er IKKE lig med løntimer. En ansat (eksempelvis en underviser) skal således ikke have mere i løn, selvom den ansatte har registreret et højere antal arbejdstimer end forventet eller aftalt. Uanset hvor meget eller hvor lidt tid en underviser registrerer, aflønnes der i henhold til lønbekendtgørelsen (for hver undervisningslektion ydes betaling for 1,6 arbejdstime).
• Det er den ansatte, der skal foretage arbejdstidsregistreringen. Hvis man anvender et skema med fortrykt arbejdstid, skal den ansatte blot lave ændringer, hvis den reelle arbejdstid har været anderledes end den planlagte. Den ansatte har også pligt til at gøre din arbejdsgiver opmærksom på, hvis der er en væsentlig forskel på den reelle arbejdstid og det ellers aftale/forventede.
• Aftenskolen (arbejdsgiver) skal have formuleret en ”Politik for registrering af arbejdstid”. Se vejledning og skabelon til brug herfor.
• Aftenskolen (arbejdsgiver) skal have et system til registrering af arbejdstid. Se skemaer til brug herfor.
• Arbejdsgangene skal tænkes igennem og gøre det så nemt som muligt for undervisere, andre ansatte og aftenskolelederen. Politik for registrering af arbejdstid + arbejdstidsregistreringsskema(-er) kan for eksempel sendes til undervisere sammen med ansættelseskontrakten. Det er samtidig vigtigt med en god datastruktur og datadisciplin, når aftenskolelederen modtager de ansattes arbejdstidsregistreringer.

Brug af skabeloner

Her på siden finder du en række skabeloner, som du kan gøre brug af, ligesom du finder de ’slides’, der har været brugt i forbindelse med en række webinarer om de nye krav om tidsregistrering.

• Politik for registrering af arbejdstid. Denne skabelon har en række tekstpassager, som er markeret med gult, som den enkelte aftenskole skal gå ind og rette til, så det stemmer med de faktiske forhold omkring aftenskolen og de processer, som konkret skal være gældende. Afsnittet ”hvordan registreres arbejdstid?” skal naturligvis tilpasses den enkelte aftenskoles tilgang til opgaven. Når det er gjort, kan side 1 i skabelonen slettes, og politikken er klar.
• Skemaer til registrering af arbejdstid for undervisere. Skemaerne kan hentes med et skema pr. måned frem til udgangen af 2025, eller der kan hentes et skema, der dækker et år (et ark for 2024 og et ark for 2025). Her ligger de enkelte måneder som faneblade nederst i excel-arket.
• Skemaer til registrering af arbejdstid for administrativt personale med videre. Skemaerne dækker et år ad gangen frem til udgangen af 2025 (et ark for 2024 og et ark for 2025). Her ligger månederne som faneblade nederst i excel-arket.
• Tekst som kan bruges i et brev til underviserne for at forklare dem, hvorfor der nu kommer en opgave med at arbejdstidsregistrere.