Forslag til forretningsorden

En forretningsorden for bestyrelsens arbejde sikrer, at det enkelte bestyrelsesmedlem ved, inden for hvilke rammer bestyrelsens arbejde foregår. Indholdet supplerer foreningens vedtægter med de aftaler, som er nødvendige for at bestyrelsens arbejde kan fungere i det daglige. Forretningsordenen kan også være holdepunktet, hvis der opstår tvivl i bestyrelsen om indkaldelse til og afvikling af møder.

Har man en forretningsorden, bør man gennemgå den mindst en gang årligt på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Det er bestyrelsen selv, der bestemmer indholdet af forretningsordenen under hensyntagen til foreningens vedtægter. Forretningsordenen kan løbende ændres og tilpasses bestyrelsens ønsker og behov.

Forretningsordenens indhold

Bestyrelsen afgør selv, hvor detaljeret man vil udforme forretningsordenen. I det følgende er nævnt nogle punkter til overvejelse.

Hvem indkalder til bestyrelsesmøder?

Normalt er det formanden evt. i samarbejde med skolens leder, der indkalder til bestyrelsesmøder.

Hvornår indkaldes?

Bestyrelsens møder kan fastlægges i en samlet årsplan eller aftales fra møde til møde. Uanset tilrådes det, at der aftales en fast tidsfrist for indkaldelse til bestyrelsesmøde, som er med til at sikre, at det enkelte bestyrelsesmedlem får mulighed for at forberede sig til møderne.

Hvordan indkaldes?

For at sikre at alle i bestyrelsen ved, hvilke emner der skal behandles og træffes beslutning om på mødet, kan der fastsættes regler om udformningen af den skriftlige dagsorden og eventuelle bilag. Dagsordenen kan f.eks. udsendes pr. post, e-mail eller andre elektroniske medier.

Ofte vil der være faste punkter på dagsordenen, som kan indføres i forretningsordenen, f.eks.:

• Godkendelse af dagsorden
• Godkendelse af/opfølgning på referat fra sidste møde
• Meddelelser
• Status på kurser
• Status på økonomi
• Næste møde og punkter hertil
• Eventuelt

Hvordan afvikles mødet?

Det er ofte formanden, der leder mødet, men man kan også vælge en anden ordstyrer.

Som udgangspunkt bør der ikke behandles emner, som ikke er på den udsendte dagsorden. Dels fordi alle ikke får mulighed for at forberede sig og dels fordi det ikke er rimeligt over for fraværende til mødet.
Opstår en hastesag, kan dagsordenen dog udvides på selve mødet, hvis bestyrelsen er enige om det.

Beslutningsdygtighed

Forretningsordenen kan indeholde en bestemmelse om, hvornår bestyrelsen er beslutningsdygtig. Normalt vil man kræve, at mindst halvdelen er til stede. Man kan også have regler om, at enten formanden eller næstformanden skal være til stede.

Afstemningsregler

Hvis foreningens vedtægter ikke angiver regler for afstemning, f.eks. at formandens stemme er udslagsgivende ved stemmelighed, bør forretningsordenen indeholde afstemningsregler.

Udarbejdelse af referat

Forretningsordenen kan indeholde bestemmelser om hvem der tager referatet, og hvornår det skal udsendes. Det vil ofte være skolelederen, der er bestyrelsens sekretær og udarbejder referatet.
Man kan præcisere udformningen af referatet; skal det være et beslutningsreferat eller et handlingsreferat? Hvilke faste oplysninger bør referatet indeholde; tid og sted for mødet, hvem der har været til stede/fraværende.

Opgavefordeling i bestyrelsen

Medlemmerne af bestyrelsen har forskellige poster f.eks. formand, næstformand, kasserer og sekretær. Der kan være direkte valg på generalforsamlingen til nogle af disse poster, men er dette ikke tilfældet skal bestyrelsen konstituere sig på første møde efter generalforsamlingen. Skolelederen kan udnævnes til at varetage kasserer- og sekretæropgaverne, men ikke formands- eller næstformandsopgaver. Medlemmer af bestyrelsen kan desuden have forskellige ansvarsområder f.eks. presseansvarlig, arrangements- eller kursusprogramudvalg.
Forretningsordenen kan indeholde bestemmelser om både opgaver og valg.

Arbejds- og ansvarsfordeling

Forretningsordenen kan indeholde beskrivelse af, hvem der repræsenterer foreningen og hvilket ansvarsområde bestyrelsen og lederen hver især har jf. opgavefordelingen i bestyrelsen. I vedtægterne er præciseret hvem der tegningsberettiget for foreningen. I Forretningsordenen kan man præcisere regler for prokura, dvs. skolelederens fuldmagt og daglige ansvarsområder, herunder økonomistyring og ansættelser. Dette kan med fordel angives i en særskilt arbejds- og ansvarsfordeling mellem skoleleder og bestyrelse, som supplement til skolelederens ansættelsesaftale.

Øvrige forhold

Ud over de ovennævnte formelle forhold kan en forretningsorden også indeholde andre praktiske bestemmelser. Her er et par eksempler.

Udgiftsdækning: Hvilke udgifter og til hvilken takst kan bestyrelsesmedlemmer få refunderet; kørsel, telefon etc., og hvordan håndteres det?

Gaveregulativ: Til hvem og i hvilke anledninger gives gaver, og hvad er beløbsgrænserne?

Kurser og møder: Hvilke muligheder har bestyrelsesmedlemmerne for at deltage i kurser og møder, og hvorledes finansieres det? Kursusgebyrer, kørsel, diæter, tabt arbejdsfortjeneste mv.

Suppleanter: Deltager suppleanter aktivt i bestyrelsesarbejdet – dog uden stemmeret? Hvis ikke, får de så dagsordener og referater tilsendt?