Før ulykken sker (kriseberedskab)

Beredskabet omtalt her handler ikke om akuthjælp, men om på forhånd at have rutiner og procedurer, som kan gøre ulykkelige situationer lidt mere overskuelige, hvis de skulle ramme. Altså om den del, hvor der skal kommunikeres, omstruktureres og arbejdes bedst muligt videre.

For lige som med forsikringer, så er det godt at være lidt forberedt. Det er ikke pessimisme, men rettidig omhu at indrette sin skole og administration på, at der kan ske kriser.

Kommunikation

Nogle ulykker kan føre til stor offentlig nysgerrighed. For at undgå forkerte oplysninger til de forkerte på de forkerte tidspunkter bør aftenskolen have en kommunikationsprocedure.

• Råd: Aftal og skriv ned hvem, der har ansvaret for at udtale sig på vegne af aftenskolen og i hvilken rækkefølge.

Det kan for eksempel være 1. formand, 2. skoleleder og 3. næstformand. I kan aldrig vide, hvad der skal udtales til hvem, men I kan have en plan for, hvem der udtaler sig og hvem der ikke gør. Det er nemlig lige så vigtigt, at man IKKE udtaler sig, hvis man IKKE skal, men ved hvem man skal henvise til.

Sørg for, at alle frivillige og ansatte i skolen ved, hvem de skal henvise til i en krisesituation. Dermed kan man begrænse rygter og løse historier.

Forsikringer

Alle medlemsskoler har automatisk en erhvervsansvarsforsikring samt den lovpligtige arbejdsskadeforsikring for ansatte gennem DOF's kollektive forsikring.

Det betyder, at den enkelte medlemsskole er dækket i forhold til det erstatningsansvar, skolen kan pådrage sig i forbindelse med sine aktiviteter. Forsikringen omfatter også en aktiv arbejdsskadebehandling, som betyder, at der i dialog med den skadelidte aftales hvilket behov, der er for fysisk eller psykisk behandling.

Derudover kan det være relevant at skolen er forsikret i forhold til dens eventuelle bygninger, ejendele (undervisningsmateriale og værktøj) eller rejseforsikringer for ansatte, hvis skolen arrangerer rejser.

• Råd: Gennemgå aftenskolens behov for forsikringer på et bestyrelsesmøde.

Adgangskoder via fuldmagt

Ofte er det skolelederen, som alene ligger inde med forskellige vitale koder. Adgang til netbank, NEMID og lignende gives via en fuldmagt fra de tegningsberettigede og kan derfor også nulstilles af de tegningsberettigede i foreningen. Derfor er denne paragraf i vedtægterne meget vigtig.

• Råd: I vedtægterne skal de tegningsberettigede være bestyrelsen eller dele af bestyrelsen f.eks. formand i forening med et bestyrelsesmedlem og i dennes fravær næstformand i forening med to bestyrelsesmedlemmer.

Skolelederen skal IKKE være tegningsberettiget, men er typisk den, der udstedes fuldmagt til. Skulle der ske noget med bestyrelsen, er det generalforsamlingen og dermed medlemmerne, som er ansvarlig for at vælge en ny bestyrelse, som derefter er de tegningsberettigede.

Adgangskoder i øvrigt

Skolelederen eller andre i aftenskolen vil have en række adgangskoder til for eksempel computer, mail og administrationssystem. Har man brug for at få adgang til systemerne uden koder ved at nulstille koderne skal man have fat i udbyderen af systemerne.

• Råd: Brug de systemer, som DOF tilbyder. Vi vil altid kunne hjælpe jer med at nulstille koder. Og sørg for, at flere i aftenskolen kender andre vitale koder (for eksempel til MailChimp, Facebook osv.).

Data

Skolens data for eksempel registreringen af hold og deltagere eller regnskaber skal være tilgængelige for den, som skal overtage arbejdet. Det er en stor fordel at data er registreret, så det er til at overtage for en anden. Vi har alle sammen vores favoritmetoder, men de er ikke nødvendigvis logiske for andre.

• Råd: Benyt DOF’s systemer ASA og VuptiWeb. Gem data samlet og logisk opbygget på en computer eller en server, så en anden vil kunne finde det frem.

Så vil enten IT-afdelingen eller en anden aftenskole have mulighed for hurtigt og sikkert at yde hjælp.

Bestyrelsesansvar

Bestyrelsesarbejdet i en aftenskole er oftest en overkommelig opgave, men ansvaret skal man tage på sig. Man skal kunne træde i karakter, når det bliver nødvendigt, og løbende følge med i, hvad der sker i aftenskolen.

• Råd: Sørg for, at bestyrelsen reelt fungerer, og at alle i bestyrelsen er bevidste om opgaverne.

Læs om arbejdet og ansvaret i DOF’s bestyrelsesfolder og tag en drøftelse af forventningerne til jeres arbejde i jeres bestyrelse.