Krise og muligheder
Når uforudsete hændelser rammer, er klar og rettidig kommunikation afgørende for, at jeres aftenskole bevarer tillid hos omverdenen - både indadtil i forhold til ansatte og medlemmer - og udadtil i forhold til (deltagere, kommmunen og samarbejdspartnere). En krise i eller omkring aftenskolen kan blive meget værre, hvis man blot dukker hovedet og håber, det passerer.
Her er nogle gode råd til, hvordan I kan kommunikere effektivt – både i krisesituationer og når nye muligheder opstår:
Når krisen rammer
- Udpeg talsperson - Udpeg nogle få (helst blot en enkelt person), der udtaler sig udadtil. Vi råder til, at I altid i bestyrelsen har aftalt, hvem der udtaler sig til presse og andre. Så det er aftalt, hvis en krise skulle ramme - og alle andre i skolen ved, hvem de skal henvise til.
- Vær tydelig og handlekraftig – Kommunikér hurtigt om situationen, også selvom alle svar ikke er på plads. Det er ok at sige, at I ikke kender alle detaljer. Og husk, at GDPR også gælder under kriser! Så giv ikke personlige informationer, I ikke har tilladelse til at dele.
- Brug jeres egne kanaler aktivt – Opdater hjemmeside, sociale medier og nyhedsbreve med relevant information.
- Vær ærlig og imødekommende – Forklar, hvad skolen gør, og hvordan det påvirker deltagerne. Vis forståelse og åbenhed.
- Hold løbende kontakt – Sørg for at følge op, så alle er opdateret om udviklingen.
Du kan læse mere om, hvordan I kan forberede jeres skole på kriser og håndtere dem, hvis de opstår, i Aftenskolehåndbogen.
Når nye muligheder opstår
Det behøver ikke kun være, når en krise rammer, det giver mening at kommunikere. Nogle gange kan der ske ting i omverdenen - lokalt, nationalt eller globalt, der giver en oplagt mulighed for at bringe jeres aftenskole på banen. Og det kan understøtte jeres synlighed i forhold til kommunen, samarbejdspartnere og deltagerne.
- Reagér hurtigt på aktuelle begivenheder – Hvis der opstår et lokalt eller nationalt emne, hvor aftenskolen kan bidrage med aktiviteter eller viden, så grib muligheden for at sætte jeres faglighed i spil.
- Sæt aftenskolen i en relevant kontekst – Er der debat om sundhed, fællesskab, kunst eller digitale færdigheder? Peg på, hvordan jeres kurser understøtter disse emner.
- Byd ind i medier og netværk – Send en pressemeddelelse, del en aktuel vinkel på sociale medier eller samarbejd med lokale aktører for at skabe synlighed.
- Udnyt events og mærkedage – Hvis der sker noget i jeres lokalområde, hvor aftenskolen kan bidrage, så vær synlige – fx ved at tilbyde en prøveaktivitet eller en ekspert til en paneldebat.
Effektiv kommunikation styrker både aftenskolens omdømme og relevans – i både svære tider og når nye muligheder byder sig.
